Google Apps for Work CZ

Google včera vydal nový plugin pro desktopový Microsoft Office. Jeho cílem je usnadnění provádění úprav souborů formátu Office uložených na Disku Google. Plugin je kompatibilní se všemi verzemi Microsoft Office počínaje 2007. Jakmile tento doplněk nainstalujete, naleznete v menu vašeho MS Office novou sekci "Google disk". Její  pomocí budete moci otevírat soubory z Google disku. Pakliže se pak rozhodnete k uložení vašich změn, dojde k automatickému uložení zpět na Google disk. Během našeho krátkého testování jsme nezaznamenali žádný problém. Je to jistě velmi užitečná novinka. Plugin stáhnete zde . Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů.

Google chce, aby uživatelé měli lepší přehled o tom, v jakém režimu je s nimi sdílen dokument, tabulka či prezentace. A také, aby každý mohl jednoduše požádat o možnost úprav, jestliže ji nemá. V režimu pouze pro čtení se od teď zobrazí následující nové tlačítko. Pokud na něj kliknete, můžete požádat o možnost úprav. Podobně se bude chovat i tlačítko v režimu pouze pro komentování. Zavedení této funkce je přes Rychlé vydání do tří dnů. V Plánovaném vydávání pak do 2 týdnů. 

Google zavádí do sdílení nové notifikace, které vás budou informovat v případě, že se pokusíte soubor sdílet nepovoleným způsobem. Upozornění tedy dostanete v těchto případech: Pokoušíte se o sdílení s osobou, která se nachází v doméně, jež je vaším administrátorem zakázána. Pokoušíte se o sdílení mimo svou doménu, tato možnost je však pro vaši organizaci zakázána. Pokoušíte se o veřejné sdílení, které je zakázáno. Zavedení přes Rychlé vydání do tří dnů. V Plánováném vydávání pak do 2 týdnů. 

Každý správce Google Apps, který má zapnutou správu služby Google disk, bude mít již automaticky zapnuto také právo na přenos dat přes rozhraní Admin API. Jedná se tedy o právo, které tomuto adminovi dovolí převádět vlastnictví souborů z jednoho člena Google Apps na druhého. Google přímo pro tuto funkci chce v budoucnu vydat vlastní API, což ještě více tento přenos dat usnadní. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů.

V nadcházejících dnech budete moci dostávat upozornění skrze mobilní aplikaci o novém obsahu ve vaší třídě. Například studenti budou okamžitě upozorněni, jestliže jim budou přiřazeny nové úkoly nebo dostanou vzkaz od svého učitele. V oznámeních se objeví také nové komentáře, známky atd. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů.

Všem sdíleným souborům na Google disku můžete nyní zakázat jejich kopírování, stažení a tisk. Uživatel, který vidí soubor pouze pro čtení nebo komentování, ztratí tak možnost vaši práci jednoduše použít. Podmínkou pro toto nastavení je, abyste byli vlastníky daného souboru. Prozatím také platí, že tuto možnost nastavíte pouze na webu. Dotčený uživatel může vidět v menu "Soubor" toto upozornění:  A rozkliknutím pak tuto zprávu: Zavedení přes Rychlé vydání do tří dnů. V Plánováném vydávání pak do 2 týdnů. 

Jak Google slíbil, tak i splnil. Nyní si mohou uživatelé Google Apps svůj App Launcher upravovat stejně jako u free účtů. Pokud budete mít ve vašem launcheru aplikaci, kterou admin zakázal, bude se zobrazovat šedě. Naopak, pokud administrátor povolil některou z dříve zakázaných aplikací a ve Vašem launcheru chyběla, tak se v něm automaticky znovu nezobrazí. Budete ji však moci přidat při její návštěvě. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů.

Google v administraci Google Apps zavádí v nastavení domén takzvanou bílou listinu povolených domén. Zde administrátoři mohou nastavit, s kterými doménami budou moci jejich uživatelé bez omezení sdílet své soubory. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů. (Platí pouze pro Google Apps Unlimited, Google Apps for Education a Google Apps for Nonprofits)

Do Drive audit logu byla přidána podpora pro log událostí jako je zobrazení a tisk Google i ne-Google formátů. Tyto události mohou být přidány do vašich filtrů, díky čemuž můžete například najít člověka, který si daný soubor prohlédl a vytiskl. Nebude také chybět informace, kdy se tak stalo. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů. (Platí pouze pro Google Apps Unlimited nebo Google Apps for Education)

Ať už se jedná nebo nejedná o Google formát, je nyní jednodušší přejmenování daného souboru. Stačí se dotknout ikony menu a pak názvu dokumentu, přesně jak vidíte na obrázcích níže. U prezentací teď můžete změnit rozložení existujícího snímku na jeden z několika předdefinovaných rozvržení. Další novinka se týká komentářů. Uživatelé mohou nyní odpovědět na komentáře i při práci v kompatibilním režimu (u ne Google formátů). Návrhy a komentáře se budou teď navíc zobrazovat podle toho, jak byly přidány. Což by měla být lepší varianta, než doposud. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů. Google Docs (Playboard) | Google Docs (Play Store) Google Sheets (Playboard) | Google Sheets (Play Store) Google Slides (Playboard) | Google Slides (Play Store)

Desktopový "Chrome" Hangouts dostává aktualizaci, která Vám umožní odeslat obrázek přetažením do komunikace. Obrázek se však odešle, až potvrdíte jeho odeslání. Což si myslím, je lepší varianta, než která byla doposud.

App Launcher se prozatím rozrostl o další řádek. Po kliknutí na něj tak máme k dispozici matici s dvanácti službami. Stále však nemůžeme jednotlivé služby přesouvat či přidávat tak, jako u free účtů. To se má změnit od 13.7.2015, kdy Google možnost modifikace aktivuje.

Na Google disku existuje velmi užitečná funkce. Je to správce verzí souboru. Jeho pomocí můžete nahrávat nové verze, aniž tím změníte sdílený odkaz. Dejme tomu, že vytváříte pro zákazníka nějakou nabídku, kterou pak generujete do PDF a nedopatřením v ní uděláte chybu. Té si však standardně všimnete až po odeslání sdíleného odkazu. Díky správci souborů celou situaci lehce zachráníte. Novou verzi můžete nahrát i pomocí utility pro synchronizaci Google disku v počítači. Novým souborem ten původní jednoduše přepište.

Google zavádí do služby Sejf nový způsob, jak správcem nastavit nová pravidla pro zachovávání vybraných zpráv. Toto nikterak neovlivní stávající nastavení pravidel. Do budoucna však bude administrátor dotázán na zvolení jedné z následujících možností. První možnost, přednastavená, Vám říká, že pravidlo se dotkne pouze těch zpráv, které uživatelé ze svých emailových schránek smazali. Druhá možnost se však dotkne všech zpráv, tedy včetně těch, které odstraněny uživateli nejsou, tudíž jsou stále v jejich schránkách. U této volby je tak nebezpečí, že pravidlem budou odstraněny zprávy, které si uživatelé chtějí ponechat. Buďte proto obezřetní při výběru této volby. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů.

Doplněk pro rychlé úpravy souborů office dostane tlačítko "Stáhnout", které po kliknutí umožní vytvořit lokální kopii daného souboru. Užitečné, když chcete lehce modifikovat původní soubor a zaslat jej v nové podobě třeba zákazníkovi. Zavedení se týká souběžně Rychlého i Plánovaného vydání s aktivací do 3 dnů.

Google na základě zpětné vazby svých uživatelů upravuje, jakým způsobem bude informovat o nových funkcích či vylepšeních pro Google Apps for Work. Informace tedy bude nově obsahovat tyto možnosti: Způsob vydání: Zavedení souběžně v Rychlém i Plánovaném vydání Zavedení v rychlém vydání s informací, kdy je plánováno zavedení v Plánovaném vydání Tempo vydání: Plné vydání do 3 dnů Plné vydání s postupným zaváděním s možností delšího projevení než za 3 dny. Dopad nové funkce či vylepšení: Pouze na administrátory Google Apps Na všechny uživatele Nutnost akce: Požadavek na nutnost akce od administrátora (například: V administraci vyskočí okno s nutností jeho účasti.) Návrh akce pro administrátora (například: V Admin konzoli je nutné aktivovat novou funkci.) Změna způsobu řízení v administraci je vyžadována (například: Při zásadní změně způsobu nastavení v admin konzoli.) Menší změna způsobu řízení (například: Při menší UI změně.)

Pro ty z Vás, kteří o Google Apps teprve uvažují, jsme s firmou AppSatori vypracovali krátkou prezentaci, která Vám tuto bohatou službu představí. Uvidíte, že stačí jen málo a Váš business získá nástroje, jejichž pomocí bude efektivnější, přehlednější a modernější.

Postačí přes doplňky nainstalovat rozšíření Extensis a pak jej spustit. Jen ty české znaky mohou být problém. Kéž by "ř" či "ě" znali i jinde.

Pro Google Apps Unlimited a Google Apps for Education zpřístupnil Google fyzické zabezpečení přístupu k účtu. Je nutné k tomu mít speciální USB klíč, který je ve své podstatě dvoustupňovým zabezpečením. Jak je vidět na videu níže, přihlášení pomocí klíče zpřístupníte kde jinde než v admin konzoli. Také platí, že v přehledech naleznete podrobné informace o tom, kdy a který uživatel klíč k přístupu použil. Nabídku klíčů naleznete zde: https://www.yubico.com/products/yubikey-hardware/

Dříve jste mohli zveřejnit vaši tabulku jen jako webovou stránku, přičemž tím na dokument můžete odkazovat nebo jej vložit do stránky. Nyní přibylo dalších 5 formátů: CSV, TSV, PDF, XLSX a ODS. Pro každý z nich můžete vygenerovat odkaz a vložit jej třeba do emailu. Příjemci pak stačí na odkaz kliknout, čímž začne ihned stahovat danou tabulku v daném formátu. Pro tyto nové formáty již neplatí možnost vložení do webové stránky.

Správci Google Apps nyní mohou lehce migrovat nejen emaily, ale také kontakty svých zaměstnanců z Microsoft Exchange (2007 a ​​vyšší) a Microsoft Office 365. Novou možnost naleznete v admin konzoli v menu Migrace.

Novinky: Můžete vybrat a stáhnout více souborů současně Můžete také odeslat více souborů současně Vylepšeno rozhraní pro sdílení V podokně podrobností pro složky se zobrazí miniatury souborů V nastavení můžete hlásit případy zneužití Instalujte zde .

Od 6. července budou mít i uživatelé Google Apps možnost přizpůsobit svůj App Launcher. Navíc přibude další řádek, čímž najednou zobrazíte přístup hned ke dvanácti službám.

Funkce vrátit zpět v Inboxu je nyní dostupná nejen na desktopu, ale také pro Android a iOS. Po odeslání zprávy máte 10 sekund si to rozmyslet.

Tato funkce byla dlouho dostupná pouze přes laboratoř. Nyní se dostává do ostrého provozu. Možnost přidání přílohy platí pro kalendář na webu, pro Google Calendar API a také pro aplikaci pro Iphone. Pokud přidáte přílohu z Google disku, budete moci i donastavit její práva pro prohlížení či úpravu.

Google vylepšil možnosti nastavení pro filtrování příchozí pošty přes vaše servery. Zákazníci Google Apps nyní mohou mít více serverových systémů, přes které pošta prochází. Maté také nyní navíc možnost vložit do hlavičky mailu označení pro spam, které gmail bude respektovat, což umožňuje plné delegování filtrování nevyžádané pošty k řešení třetí strany v případě potřeby.

Nyní uvidíte více událostí v sedmidenním režimu zobrazení.  Do události můžete vložit soubory z Google disku. Aplikace také pohlídá, zda má soubor patřičná oprávnění. Přímo z Iphone oznámení můžete poslat email účastníkům nebo otevřít umístění dané události na mapě.

Při konverzi office souborů do formátů Google nešly dříve převést některé velké obrázky, neběžné typy jako TIFF nebo obrázky s barevným profilem mimo RGB. Od teď si převod dokumentu, tabulky či prezentace poradí i s těmito obrázky a nebudete je tak marně v převedeném souboru hledat.

Oblíbená funkce z laboratoře v Gmailu s názvem  "Vrátit zpět odeslání"  se přesouvá do ostrého provozu. Nyní ji tedy najdete přímo v nastavení s možností storna odeslání až do třiceti vteřin.

Pokud máte povoleny úpravy v offline režimu, pak i při výpadku internetu můžete vkládat obrázky, přičemž k jejich synchronizaci dojde až budete opět online.

V grafech je nyní bohatší rychlá modifikace. Můžete změnit tvar bodů či zobrazit k nim jejich hodnotu. Filtry se staly také bohatší. Můžete je nyní nastavovat stejně jako podmíněné filtrování. Takže si vyfiltrujete například jen ty řádky, ve kterých je hodnota vyšší jak číslo 6 apod. Pokud nyní budete psát vzorec, výsledky budou naskakovat ještě v průběhu jeho editace. Měli byste tak rychleji přijít na to, zda ve vzorci nemáte chybu. Přidány nové možnosti pro kontingenční tabulky. Kontingenční tabulky mohou nyní obsahovat pole s výpočtem, tedy nejen samotné hodnoty v původní tabulce a k datům v kontingenční tabulce se dostanete i novou funkcí GETPIVOTDATA.  Funkce chránění určité oblasti dostala také novou možnost. Nyní navíc můžete oblast sice povolit k úpravám, ale uživatelům se zobrazí varování, aby při úpravě byli obezřetní.

Postačí Chromecast připojit k televizi či projektoru a Váš telefon použít jako dálkové ovládání. Pouze na telefonu uvidíte i své soukromé poznámky a rovněž nastavitelný časovač. Kdy se podobné aktualizace dočkají také iOS zařízení, zatím není známo. Instalujte zde .

V Hangoutu pro desktop funguje nyní sdílení v režimu celé obrazovky. Aby náhledy účastníků Hangoutu vizuálně nerušili toto sdílení, přibylo v ovládacím panelu tlačítko pro jejich skrytí. Více v nápovědě:  https://support.google.com/hangouts/answer/1660627 

Pro iPhone a iPad uživatele nyní platí, že pokud budete někdy potřebovat vymazat firemní informace z jejich zařízení, můžete nyní vybrat pouze podniková data, zatímco všechny osobní věci zůstanou nedotčeny. Administrátoři Android for Work si mohou vybrat nyní navíc z těchto možností: Automaticky instalovat aplikace pro každého zaměstnance Zabránit určitým aplikacím v odinstalaci Nechat zaměstnance vytvořit widgety pracovních profilů aplikací na domovské obrazovce svého telefonu.

Google aktualizoval na začátku června jeho aplikaci Google disk pro iOS. Novinky: Material design Rychlejší synchronizace Zlepšení prohlížení a rolování Nové gesto pro vrácení zpět Instalujte zde .

Služba Moje mapy je nyní přístupná i v Google disku, kde své mapy můžete vytvářet, sdílet a přesouvat dle libosti. Tato služba je užitečná, pokud svým zákazníkům chcete ukázat místa, kde provozujete svůj byznys. Můžete do ní i importovat mapové údaje ze souboru csv. Možnosti jsou široké. Například v naší firmě její pomocí lépe funguje dispečink.